在当今竞争激烈的商业环境中，企业的财务数字化转型显得尤为重要。以北京动力源科技股份有限公司为例，这家成立于1995年的企业，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，还在2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，即便如此优秀的企业，在财务数字化转型和差旅风险管理方面也面临着诸多挑战。而合思，作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，为动力源提供了出色的财务数字化解决方案，同时也为差旅风险管理带来了新的突破。
动力源：业务背景下的差旅风险管理痛点
- 转型困境下的复杂流程
动力源早在2011年就开启了财务数字化转型和业财融合之路，先后自建了费控系统、采购管理系统等多个系统。但事与愿违，整体流程依然复杂，系统之间的壁垒高耸，与预期的转型效果差距较大。在差旅风险管理方面，多系统操作的弊端尽显。员工申请差旅时，需要在各系统间频繁切换提交申请单，操作体验极差。而财务在处理报销数据时，只能手工录入系统，发票的验真、查重也全靠手工进行。这就导致假票、错票、重票的情况难以避免，给差旅风险管理带来了巨大的隐患。 - 系统割裂引发的信息滞后
同一个差旅报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务制度难以落地，差旅费用的管控缺乏有效的依据。动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，差旅业务覆盖面广、报销模式复杂。报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。信息的滞后和分散，让差旅风险管理变得更加困难。
合思方案：破解动力源差旅风险管理难题
- 系统集成：搭建数据互通桥梁
合思在系统集成方面展现出了强大的专业能力。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，为差旅风险管理提供了准确的数据支持。通过系统集成，打破了各系统之间的数据壁垒，让差旅相关信息能够在不同系统之间顺畅流通。 - 无需报销：提升员工体验与合规性
合思推出的无需报销模式，为动力源的差旅风险管理带来了新的变革。业务人员因公消费免垫资、免开票，极大地提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标管控，确保了消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列操作不仅简化了报销流程，还提高了差旅费用的合规性，有效降低了差旅风险管理的难度。 - 强大连接：打破数据流转壁垒
合思的系统连接能力十分强大，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统。在实际应用中，待审批信息能够自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。这对于差旅风险管理来说，能够及时获取准确的信息，做出更加科学的决策。
方案实施：逐步推进差旅风险管理优化
- 系统集成先行
合思首先进行系统集成工作，将动力源原有的HR、BPM等系统与合思费控进行对接，实现数据同步。这一步是整个方案实施的基础，为后续的差旅风险管理优化提供了数据支撑。通过系统集成，让不同系统之间的差旅数据能够共享，避免了数据的重复录入和错误。 - 推广无需报销模式
在系统集成完成后，合思逐步推广无需报销模式。引导员工使用合思商城进行因公消费，规范消费流程。这种模式不仅提升了员工的消费体验，还让差旅费用的管理更加透明和合规。员工在消费过程中，无需担心垫资和开票的问题，只需要按照规定的流程进行消费即可。 - 持续优化系统连接
合思不断优化系统连接，确保各系统之间数据流转顺畅，提高业务处理和数据统计效率。在差旅风险管理方面，及时准确的数据能够让企业更好地掌握差旅费用的支出情况，及时发现潜在的风险并采取措施进行防范。
显著成果：差旅风险管理效益凸显
- 操作体验革新与效率提升
多系统集成后，数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。在差旅风险管理方面，员工能够更加便捷地提交差旅申请和报销，减少了繁琐的操作流程，提高了工作效率。同时，也降低了因操作不当而带来的风险。 - 成本节约与员工体验提升
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。在差旅风险管理中，成本的节约和员工体验的提升都有助于企业更好地管理差旅费用，降低风险。 - 合规性增强与财务精力释放
财务审批有了依据，费控更合规，结算更统一。从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了更多精力去做更有价值的工作。在差旅风险管理方面，合规性的增强能够有效避免违规行为的发生，保障企业的财务安全。
动力源评价与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。在差旅风险管理方面，合思的解决方案为动力源提供了有力的支持，帮助企业更好地应对各种挑战。
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