在当今竞争激烈的商业环境中，世界500强旗下的教育服务品牌也面临着诸多挑战，尤其是在财务管理方面。该品牌业务广泛，财务和业务系统众多且相互独立，如同一个个信息孤岛。数据难以互通，结构化数据提取困难重重，就像在茫茫大海中寻找珍贵的宝藏。电子发票的打印、查重和验伪工作，不仅耗时费力，还造成了大量纸张的浪费，与当下倡导的绿色差旅管理理念背道而驰。
同时，实物存档占据了大量的物理空间，需要专人进行管理，这无疑增加了企业的运营成本。而且，档案损坏的情况时有发生，让企业面临着合规风险。不断重复的纸质档案录入操作，不仅耗费大量时间，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求极高，工作人员常常为此忙得焦头烂额。此外，实物凭证与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找，档案查阅缺乏留痕机制，也无法多人同时借阅，导致档案资产的利用率极低。
面对这些难题，合思挺身而出，为该客户量身定制了全生命周期电子化会计档案管理方案，为绿色差旅管理提供了有力支持。
方案领航开启档案管理新征程
合思的全生命周期电子化会计档案管理方案，犹如一艘强大的巨轮，能够广泛连接各种异构系统。档案数据来源丰富多样，涵盖了电子档案（载体档案数字化副本）、自研OA以及其他业务系统等。其自动封装接口多达40种以上，无需任何开发成本即可介入，真正实现了档案的应收尽收。
接口传输方式也十分多样，影像支撑、外部设备扫描、人工上传等方式一应俱全，满足了不同场景下的需求。该方案具备强大的自动归档功能，智能组单、四性检测等环节让档案管理更加科学高效。它涵盖了电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等各个环节，形成了一个完整的闭环。
在会计类档案管理方面，其范围广泛。内部档案包括凭证、订单、会计账薄、财务会计报告等，外部档案则有纸质发票及影像、银行电子回单、税控类电子发票等。这一方案的实施，让企业的档案管理实现了从传统纸质模式向电子化模式的转变，为绿色差旅管理奠定了坚实的基础。
精细实施打造高效财务流程
合思在方案实施过程中，充分发挥其技术优势。通过广泛连接异构系统，利用强大的规则引擎自定义搭建，实现了亿级数据的秒级调阅和穿透联查无缝对接。电子原文件独立管理，自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”。
在这个过程中，合思的技术团队就像一群技艺精湛的工匠，精心雕琢每一个细节。他们深入了解企业的业务流程和需求，根据实际情况进行系统的配置和优化。通过不断的测试和调整，确保系统的稳定性和可靠性。在绿色差旅管理方面，电子化的档案管理减少了纸张的使用，降低了碳排放，为企业的可持续发展做出了贡献。
成果斐然见证管理效能飞跃
实施合思的解决方案后，该企业取得了显著的成果。年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状的管理结构。这一转变简化了会计管理流程，大大提高了工作效率。
档案的多维度穿透查询功能，让员工可以快速准确地找到所需的档案信息。以电子借阅为主的方式，简便高效，避免了传统借阅方式的繁琐。通过试点改造，该企业实现了财务数据自动化率91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能得到了大幅提升。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业不仅降低了运营成本，还减少了对环境的影响，符合绿色差旅管理的理念。企业财务相关负责人表示，对企业财务管理效率的提升和成本降低效果非常满意，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上。
该企业财务相关负责人对合思的解决方案给予了高度评价。他表示，合思的方案切实解决了企业在财务管理方面的痛点，提升了管理效率，降低了成本。在绿色差旅管理方面，电子化的档案管理为企业的可持续发展做出了积极贡献。
合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费等众多功能，能够简化报销流程，提高财务管理效率。它提供免费试用、灵活定价模式、强大的集成能力等优势，还拥有专业的客户成功团队提供全方位的服务保障。
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