在数字化浪潮席卷的当下，电子会计档案管理正迎来一场深刻变革。2025年数电票全覆盖的目标近在咫尺，这无疑给企业财务档案管理带来了全新挑战。数电票需经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。企业若想适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求，加强信息化建设迫在眉睫，专业的“电子文档存储平台”成为了企业的迫切需求。
纸电混合时代，企业在纸质档案管理方面的痛点愈发凸显。对于企业高管而言，纸质档案管理成本高昂，不仅需要大量的存储空间，数据还难以进行有效的分析和利用。财务人员则要面对海量的档案数据，整理工作耗时费力，手动匹配核对的过程枯燥又繁复。业务人员也深受其扰，报销流程繁琐，耗费大量时间。
传统纸质档案管理存在着诸多问题。一方面，显性成本居高不下，如纸质凭证输出的耗材成本、档案室和档案柜的存储空间成本等。另一方面，隐形成本也不容小觑，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅的数据无法得到有效利用。此外，还存在着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力因素可能导致纸质档案损坏。即便企业在推行数字化的过程中解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件的储存问题依旧存在，无法保证档案的原生性，这严重影响了企业财务档案管理的合规性和全面数字化进程。
合思档案：多角色专属解决方案
在这样的背景下，合思档案作为专业的电子文档存储平台，为企业不同角色提供了针对性的解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求。
对于CEO/高管来说，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理。它可以提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，助力企业决策实现数智化。同时，提升财务服务效率，实现降本增效，推动企业绿色低碳运营。
归档员/财务人员使用合思档案，能够显著提高工作效率，告别重复低价值的工作。该平台实现了档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，让档案管理变得轻松简单，提高了档案的利用效率。
对于外部审计工作，合思档案实现了档案外审的在线化和可溯源。审计人员可以一键查询借阅档案，权限也能一键下放或回收，这使得财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，它能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。
合思档案：核心功能与独特优势
作为专业的电子文档存储平台，合思档案具备一系列强大的核心功能和独特优势，彰显了其在电子会计档案管理方面的专业性和高效性。
– 多源采集：灵活多样满足需求
多源采集功能支持接口互联自主采集和手动采集自主补录。在接口互联方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，手动采集支持多种便捷手动数据补录方式。例如，单张PDF大文件多张回单/发票可自动切割，还能自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。
– 智能制档：高效准确节省人力
智能制档通过规则引擎自动组装，实现会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，可减少90%的人工匹配工作量。同时，它还具备辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化。通过字段映射，实现查阅便捷，完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化。
– 双模式检测：保障数据合规完整
合思档案具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。四性检测满足国家档案局发布的相关要求，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测。
– 档案管理：精准管控灵活扩展
档案管理功能实现权限管理精准管控。支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能和操作权限以及水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护等，还能灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持根据企业制度自主排列、扩展。
合思档案：企业应用案例展示
众多企业已经见证了合思档案这一电子文档存储平台的实际应用效果和价值。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化和借阅管理信息化，简化了装订流程。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。业务和财务数据能够穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，管理自动化程度提高，企业成本降低，数据指标表现良好。
某集团型企业存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。实施后，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业档案管理现状低效，会计档案散落各系统，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主存在诸多弊端，电子发票和电子银行回单存档不合规范。合思档案的数据集成方案实现广泛连接、标准统一、接口开放服务；业务检测方案配置精细化关联规则引擎，核查档案关系链条和数据金额匹配情况；跨系统调阅方案实现业务系统与档案系统调阅交互。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理达100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
某民办教育集团面临业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、实物存档占用空间且易损坏、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散查阅繁琐等问题。合思档案的数据集成方案梳理业务档案归档场景，统一数据标准；智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理完成电子票据合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主简便高效。
无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为专业的电子文档存储平台，能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，推动企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。
合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.8a4m6.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。合思秉承以客户为中心的服务理念，聆听用户需求进行产品迭代，让企业更好享受数字化转型带来的降本增效。如果您想体验合思档案这一电子文档存储平台的强大功能，不妨点击免费试用，开启企业档案管理的新篇章。
