在数字化浪潮席卷而来的当下，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域开启全面数字化电子发票的推广使用；12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措如同信号灯，标志着我国电子凭证改革正式驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到这一时代机遇，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，合思精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，精心编撰并发布了《电子会计档案实践案例集》，为企业的档案归档最佳实践提供了极具价值的参考与借鉴。
好想你：传统档案管理痛点突显
好想你健康食品股份有限公司，一家在行业内颇具影响力的企业。它成立于1992年，并于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的佼佼者，品牌价值高达154.21亿元。公司拥有1000 + 员工、400 + 全国门店、18家归档主体、2W + 零售网点，年凭证数达3.6W + 。
然而，在辉煌成绩的背后，好想你在财务档案管理方面却面临着诸多难题。在财务归档环节，工作人员需要投入大量时间去确认单据、发票、回单和凭证的一致性。在这个繁琐的过程中，档案遗失的情况难以避免，一旦出现档案遗失，后续的查找和弥补工作更是让人头疼不已。
此外，纸质档案的管理受限于时间和空间。当需要查找特定档案时，工作人员往往需要耗费大量时间在堆积如山的档案中翻找，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求极高，不仅成本高昂，而且传统的纸质档案管理办法难以保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，已经无法满足公司日益增长的管理要求。这一系列问题严重制约了好想你的工作效率和发展步伐，档案归档最佳实践成为其迫切需要解决的问题。
合思档案：量身定制解决方案
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打破数据壁垒实现便捷联查
合思档案为好想你提供的解决方案，首先致力于打破数据壁垒，实现数据同源。通过先进的技术手段，将各种财务数据进行整合，为财务人员提供了便捷的利用方式。财务人员只需一键操作，即可实现各类数据的联查，大大提升了工作效率。以往需要花费大量时间和精力去核对的数据，现在轻松点击几下鼠标就能快速获取，让财务工作变得更加高效、精准。这种便捷的操作方式，使得财务人员能够将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，为企业的决策提供更有力的支持，是档案归档最佳实践的重要体现。 -
自动组装审计提效
在审计方面，合思档案采用自动组装的方式，以内外部审计以档案数据为标准，纸质数据为辅。系统会自动对档案数据进行整理和分析，为审计工作提供清晰、准确的数据支持。审计人员可以更加高效地开展工作，无需再像以往那样花费大量时间在纸质档案中查找和核对数据。这种方式不仅提升了审计效率，还降低了审计误差，确保了审计结果的准确性和可靠性。通过合思档案的解决方案，好想你在审计工作中节省了大量的时间和人力成本，为企业的合规经营提供了有力保障，进一步体现了档案归档最佳实践的优势。 -
实物高效管理精准定位
对于实物档案的管理，合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的精准匹配。每个实物档案都有对应的二维码，查阅者在查询电子档案时，系统可以根据二维码信息快速定位实物档案的位置。这种管理方式大大提高了实物档案的管理效率，减少了查找实物档案的时间和精力。无论是内部人员的日常查阅，还是外部审计等工作的需要，都能够快速、准确地找到所需的实物档案，为企业的运营和管理提供了极大的便利，是档案归档最佳实践的又一亮点。
合作成果：显著降本增效
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时间成本大幅降低
合思档案的解决方案给好想你带来了显著的时间成本降低。通过实现自动化归档和便捷的联查功能，减少了90%的人工耗时。在总部接收环节，管理耗时减少了80%；在借阅管理方面，管理耗时也减少了67%。工作人员不再需要花费大量时间在繁琐的档案整理和查找工作上，工作效率得到了极大的提升。这不仅让员工能够更加轻松地完成工作任务，还为企业节省了大量的人力资源，使企业能够将更多的资源投入到核心业务的发展中，是档案归档最佳实践带来的直接效益。 -
综合成本有效控制
除了时间成本的降低，合思档案还帮助好想你有效控制了综合成本。预计每年可减少综合成本20万元，这对于企业来说是一笔可观的节省。通过减少纸质档案的使用和管理，降低了纸张、存储设备等方面的成本，同时也减少了人力成本的支出。这种成本的降低不仅提升了企业的经济效益，还符合企业可持续发展的理念，是档案归档最佳实践在成本控制方面的成功体现。 -
档案管理智能化数字化
借助合思档案系统，好想你实现了档案数据的智能化管理，提高了工作效率和准确性。系统能够自动对档案数据进行分类、整理和存储，减少了人为因素的干扰，确保了档案数据的准确性和完整性。同时，实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，真正实现了数字化管理。这种智能化和数字化的管理方式，让好想你在档案管理方面走在了行业的前列，为企业的未来发展奠定了坚实的基础，充分展示了档案归档最佳实践的价值。
合思档案：优势与展望
合思档案具有诸多显著优势。它实现了自动化归档，让财务人员告别了重复性的繁琐工作，大大提高了工作效率。档案利用便捷高效，用户可以随时随地通过系统查询所需的档案信息。档案数据同源，保证了数据的一致性和准确性，同时实现了透明流转，便于企业进行监控和分析。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。在未来，合思档案将进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。它将为更多企业提供优质的电子会计档案解决方案，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。
如果你也想在档案管理方面实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥更大的价值，不妨选择合思档案。现在，你可以拨打400 – 105 – 6505或访问www.8a4m6.com了解更多，还能免费试用合思档案，开启档案归档最佳实践之旅。
