在当今数字化浪潮汹涌澎湃的时代，电子凭证数字化转型已然成为企业发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措如同明亮的信号灯，昭示着我国电子凭证改革正驶入快车道。电子凭证开具端已基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代的大幕已经徐徐拉开。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到这一时代趋势，精心推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于在行业内的深度应用与丰富的案例经验，合思精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为众多企业提供了极具参考价值和借鉴意义的范本。接下来，让我们一同走进金牌橱柜家居科技股份有限公司的电子档案管理数字化转型之旅。
高端厨柜巨头的辉煌历程
金牌橱柜家居科技股份有限公司，自1999年诞生以来，便在国内高端整体厨柜及定制家居领域深耕细作，逐步成长为行业内的领军企业。
它拥有国家认定厨房工业设计中心，这一荣誉是其在设计领域卓越实力的有力证明。凭借着深厚的设计底蕴，金牌橱柜能够精准把握市场需求和消费者喜好，为客户打造出兼具美观与实用的高品质家居产品。
同时，金牌橱柜还是国家认定“智能制造示范企业”，在智能制造的道路上大步前行。其全球分布着超4000家高端品牌专卖店，将优质的产品和服务送到消费者身边。海内外建有5大专业生产基地，为企业的大规模生产和高效运营提供了坚实保障。
这家企业规模庞大，员工人数达6000多人，年记账凭证量高达2198061张，年业务单据量也达到了494949张。如此庞大的业务量，对其档案管理工作提出了极高的要求。
传统档案管理的重重困境
在合思档案介入之前，金牌橱柜的档案管理工作面临着诸多痛点。
在整理环节，会计档案如同散落在各个角落的珍珠，分散于不同的系统之中，难以形成一个有机的整体。档案数据难以有效利用，工作人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，耗费了大量的时间和精力。这种繁琐的操作流程不仅效率低下，还容易出现错误。
保管环节也存在着一定的问题。财务部门临时保管档案1年，1年后再移交综合档案管理。这种分段式的保管方式增加了档案管理的复杂性和风险，容易出现档案丢失或损坏的情况。
存储环节，金牌橱柜采用独立档案室管理，存放大量的纸质档案。随着企业业务的不断发展，纸质档案的数量急剧增加，对存储空间的需求也越来越大。这不仅增加了企业的存储成本，还对档案的安全保管带来了挑战。
在管理利用方面，企业主要依靠纸质档案进行管理，每年进行实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查档案，效率极低。而且，纸质档案的查阅和检索非常不便，难以满足企业快速发展的业务需求。
合思档案的定制化解决方案
面对金牌橱柜在档案管理方面的重重困境，合思档案凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套全面的解决方案。
统一存储是合思档案解决方案的核心之一。它打破了数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现统一储存、统一标准、统一管理。就像将分散的珍珠串成了一条美丽的项链，让档案数据变得有序、可查。这种统一存储的方式，使得企业能够更加高效地管理档案，提高了档案的利用价值。
业务证据链完整是合思档案的又一重要优势。它通过搭建会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。这意味着企业在进行财务管理和决策时，可以更加全面、准确地了解业务情况，为企业的发展提供有力支持。
数据共享，一站式查阅是合思档案带来的便捷体验。它以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，让查阅变得便捷高效。工作人员只需轻点鼠标，就能快速找到所需的档案信息，大大提高了工作效率。
银行回单无纸化是合思档案解决方案的一大亮点。海量银行回单自动采集、切割、组装，实现了全面无纸化管理。这不仅减少了企业的纸张使用，降低了成本，还提高了回单处理的准确性和及时性，助力企业降本增效。
金牌橱柜的显著转型成果
在引入合思档案电子档案管理软件后，金牌橱柜的档案管理工作取得了显著的成果。
档案匹配耗时大幅减少。使用合思档案之前，档案匹配工作繁琐且耗时，而现在档案匹配耗时减少了84%。这意味着工作人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提高了企业的整体运营效率。
档案查询耗时也大大降低。以往人工翻查纸质档案的方式效率极低，现在档案查询耗时减少了80%。工作人员能够快速准确地获取所需档案信息，为企业的决策提供了及时的支持。
成本节约方面，预估节省总体成本30万+/年。这不仅体现在纸张、存储等直接成本的降低，还体现在人力成本的减少。同时，档案管理效率的提高也为企业带来了更多的间接收益。
最重要的是，档案合规性达到了100%。合思档案严格遵循国家相关法律法规和标准，确保了企业档案管理的合规性，为企业的稳定发展提供了坚实保障。
合思档案引领电子凭证数字化转型未来
合思档案电子档案管理软件为企业带来了巨大的价值。它实现了自动化归档，让工作人员告别了繁琐的重复性工作，提高了工作效率。档案利用便捷高效，数据同源且透明流转，便于企业进行监控和分析，为企业的决策提供了有力支持。
随着电子凭证数字化转型的加速，企业实现全面无纸化是必然趋势。合思档案将凭借其先进的技术和优质的服务，助力更多企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。
在这个数字化变革的时代，企业需要紧跟时代步伐，积极拥抱数字化转型。合思档案作为电子档案管理领域的佼佼者，将为企业提供全方位的支持和保障。希望更多企业加入合思的行列，选择合思档案电子档案管理软件，让有限的资源发挥出更有效的作用，一起迎接电子凭证全流程无纸化时代的到来。如果您想亲身体验合思档案电子档案管理软件的强大功能，现在就可以免费试用，开启企业档案管理的数字化新篇章。
