在当今竞争激烈的商业环境中，企业的运营管理面临着诸多挑战，差旅费用统计便是其中一项复杂且关键的任务。接下来，让我们通过几个不同行业企业的真实案例，深入了解他们在差旅费用统计等方面遇到的困境，以及合思如何为他们提供有效的解决方案。
经典零食品牌：传统管理的困境
有这样一个畅销30余年的国民经典零食品牌，它拥有覆盖全国的销售版图，年单据量高达2.6亿。其供应链复杂，多种销售渠道并行，管理流程跨多个系统，这使得差旅费用统计变得繁杂且低效。差旅平台对账方案不灵活，面对核算精细化管理的高要求，财务人员还需在Excel中进行二次整理，人工记账不仅难以释放财务价值，而且事前事中管控不连贯，差旅控制不精细、不灵活，导致差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控。此外，纸电混合的会计档案来源广、数量巨大，手工整理、查找易出错，造成了高额人力物力的浪费。
业务广泛企业：报销流程的痛点
某主营业务建设覆盖面极广的企业，日均处理3500 + 订单，出差频繁的员工垫资压力大，报销流程繁琐，到账期长达2个月。日均大量订单均由财务手工录入、审批和记账，财务深陷低价值复核工作，易出错且效率低。内部多系统并行数据不互通，管理者无法及时掌握有效的决策依据，难以精准定位问题实现精细化经营。过度依赖自研最后仅做到流程从线下搬到线上，但管理过程依然复杂，系统始终存在像无法融合发票验真能力的“硬伤”，差旅费用统计也变得困难重重。
数字阅读品牌：数据整合的难题
某知名头部数字阅读品牌，每个财务月均处理单据量500 + 张，全业务数据均需打印成本。数据分散在内部多系统，业务流程断裂，数据整合难度大，导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。全量的原始凭证与财务凭证均需打印粘贴，长期陷入大量低价值、机械性的工作，人效太低。全业务数据均需打印成本，纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等，造成了每月大量的纸张浪费。票据原文丢失、档案信息不完整情况时有发生，业务借阅历史资料需要在海量纸质文件中翻找，无法适应企业快速扩张需求，差旅费用统计也缺乏准确性和及时性。
教育服务品牌：系统独立的困扰
某世界500强旗下教育服务品牌，企业业务、财务系统多且相互独立，数据不互通。结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力，浪费纸张。实物存档占用较多物理空间，需专人管理，成本高，但档案损坏时有发生，企业面临合规风险。不断重复的纸质档案录入操作耗时长、易出错，发票 + 外部附件 + 凭证 + 账簿 + 报表装订要求高，费时费力。实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，档案资产利用率低，差旅费用统计也难以高效完成。
合思：精准定制的解决方案
针对这些企业在差旅费用统计等方面的痛点，合思提供了一系列精准定制的解决方案。
对于国民经典零食品牌，合思提供无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。在员工消费方面，差旅申请后可通过合思商城订购或TMC订购，合思商城对账单和TMC对账单清晰，方便差旅费用统计。在财务核算、记账方面，对账结算中心实现线上统一开票、自动拆分结算、自动记账，线下统一开票、线下结算、手工记账。在档案管理方面，合思环节达到L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节为L3级无需报销录入发票等档案，使差旅费用统计更加规范和高效。
对于业务建设覆盖面广的企业，合思提供无需报销的“消费入账归档”解决方案，打造快速审批、无需取票、无需垫资的“快、简、省”报销新体验，实现申请报销一体化、差旅采购集约化、财务核算智能化，为差旅费用统计提供了更便捷的途径。
数字阅读品牌选择合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案助力企业完成业财平台建设，保证财务准确性，审计通过，符合上市要求，提升财务及时性，结账时间从T + 15提升到T + 7，年底预计T + 5，让差旅费用统计更加及时准确。
教育服务品牌采用合思全生命周期的电子化会计档案管理方案，档案数据来源广泛，包括电子档案、自研OA、金蝶EAS、实物档案等，自动封装接口数40种 + ，广泛连接异构系统，0开发成本介入，档案应收尽收。接口传输包括影像支撑、外部设备扫描、人工上传。实现自动归档，有智能组单、四性检测等功能，会计类档案管理范围涵盖内部和外部多种档案类型，强大的规则引擎自定义搭建，亿级数据秒级调阅，穿透联查无缝垒，电子原文件独立管理，自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”，也为差旅费用统计提供了有力支持。
逐步推进：实施过程与步骤
各企业与合思合作后，依据合思提供的解决方案，在员工消费、财务核算、档案管理等方面逐步推进相关系统的应用和流程的优化。
国民经典零食品牌员工开始使用合思商城进行差旅订购，财务人员按新的对账、记账流程操作，档案管理按合思的归档方式执行。业务建设覆盖面广的企业员工体验到了无需报销的便捷，财务人员的工作效率得到提升。数字阅读品牌的业财平台建设逐步完善，财务结账时间不断缩短。教育服务品牌实现了会计档案的电子化管理，工作流程更加简化。通过这些逐步推进的措施，各企业的差旅费用统计也变得更加科学、高效。
显著成效：取得的成果与效益
合思的解决方案为各企业带来了显著的成果与效益。
国民经典零食品牌年度节约200万 + 差旅费用，财务入账效率提升60%。实现业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。实现线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范档案室管理，简化装订流程，大幅降低成本。实现凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了，以数字化方式管理会计档案，保障数据安全的同时管理效率大幅提升，差旅费用统计也更加准确和高效。
业务建设覆盖面广的企业“无需报销”提高业财协同效率，员工因公消费无需垫资、无需报销，报销周期缩短至3周，报销效率提高300%，财务人员人工成本节约50%。真正实现企业降本增效，员工因公消费实现同屏比价，降低差旅费用，提高流程效率，降低人力成本损耗，凭证以电子档案形式归档，便于财务人员整理、查找和使用，节约时间成本。助力管理层科学决策、高效管控成本，管理者更高效掌握企业预算执行及员工出差消费情况，并通过报表分析发现问题，优化资源配置，差旅费用统计也更加及时和准确。
数字阅读品牌在增效方面，实时掌握付款进度，财务无需耗费时间单点沟通，提升档案整理效率，消除凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时，形成财务数字档案室，丰富档案调阅场景，提升借阅效率，通过精准实物档案定位，提升实物档案查找效率。在降本方面，减少差旅超标情况，有效改善提升预算超额情况，减少手工记账、人工整理档案的人力成本，减少财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费，减少财务档案空间占用，节约空间成本。在合规方面，发票OCR识别验真，有效保障企业费用合规，审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销，保证财务档案，档案原生性存储，规避电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。在先进方面，灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本，紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材，实现“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型，差旅费用统计也更加精准和便捷。
教育服务品牌加速企业数字化转型，完成企业全面数字化的“最后一公里”，年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维度穿透查询，以电子借阅为主简便高效。通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，实现财务数据自动化率91%以上，财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升，财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本，企业财务相关负责人表示有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上，差旅费用统计也更加高效和科学。
行动号召：选择合思开启变革
如果您的企业也面临着差旅费用统计等方面的难题，不妨选择合思的解决方案。合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，旨在简化报销流程，提高财务管理效率，具有差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费等众多功能。合思拥有强大的集成能力，能够与其他ERP系统、CRM系统以及第三方服务平台无缝对接，实现数据的共享和协同工作，还提供定制化服务，根据企业的特定需求和行业特点量身打造个性化的解决方案。现在，合思提供免费试用，新客户可享受为期一个月的无忧体验版，无需任何费用即可开始使用，还有灵活定价模式，根据企业规模和使用场景的不同，提供不同的套餐选择和价格方案。此外，合思有专业的客户成功团队，为客户提供全方位的服务保障，还有全天候的客户服务热线，无论何时何地遇到问题都能得到及时有效的帮助解答。赶快抓住这个机会，免费试用合思，开启企业财务管理的变革之旅吧！
