在当今竞争激烈的商业环境中，企业的财务管理效率至关重要。尤其是对于涉及差旅报销的业务，优化流程、降低成本、提高效率成为了众多企业的迫切需求。接下来，让我们通过几家不同类型企业的案例，深入了解合思如何助力企业实现差旅报销优化。
客户画像：不同行业的共性难题
有一家畅销30余年的国民经典零食品牌，年单据量高达2.6亿。它拥有覆盖全国的销售版图，供应链复杂，多种销售渠道并行。还有某知名头部数字阅读品牌，每个财务月均处理单据量500 + 张。世界500强旗下教育服务品牌，年均有60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案需要管理。另外，有一家主营业务建设覆盖面极广、日均处理3500 + 订单的企业。这些企业虽然身处不同行业，但在财务管理尤其是差旅报销方面，都面临着诸多挑战。
痛点剖析：管理困境亟待突破
零食品牌：流程繁琐成本高
国民经典零食品牌的管理流程跨多个系统，繁杂且低效。差旅平台对账方案不灵活，核算精细化管理要求高，还需在Excel二次整理，人工记账难以释放财务价值。事前事中管控不连贯，差旅控制不精细、不灵活，差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控。纸电混合的会计档案来源广、数量巨大，手工整理、查找易出错，造成高额人力物力的浪费。
阅读品牌：数据分散效率低
数字阅读品牌数据分散在内部多系统，业务流程断裂，数据整合难度大，导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。全量的原始凭证与财务凭证均需打印粘贴，长期陷入大量低价值、机械性的工作，人效太低。全业务数据均需打印成本，纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等，造成了每月大量的纸张浪费。票据原文丢失、档案信息不完整情况时有发生，业务借阅历史资料需要在海量纸质文件中翻找，无法适应企业快速扩张需求。
教育品牌：系统独立风险高
教育服务品牌企业业务、财务系统多，相互独立，数据不互通，结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力，浪费纸张。实物存档占用较多物理空间，需专人管理，成本高，但档案损坏时有发生，企业面临合规风险。不断重复的纸质档案录入操作耗时长、易出错，发票 + 外部附件 + 凭证 + 账簿 + 报表装订要求高，费时费力。实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，档案资产利用率低。
业务广企业：报销繁琐决策难
业务覆盖面广的企业主营业务的建设覆盖面极广，出差频繁员工垫资压力大，报销流程繁琐，到账期长达2个月。日均处理3500 + 订单，均由财务手工录入、审批和记账，财务深陷低价值复核工作，易出错且效率低。内部多系统并行数据不互通，管理者无法及时掌握有效的决策依据，难以精准定位问题实现精细化经营。过度依赖自研最后仅做到流程从线下搬到线上，但管理过程依然复杂，系统始终存在像无法融合发票验真能力的“硬伤”。
方案呈现：合思量身定制解决之道
零食品牌：无需报销全流程覆盖
针对国民经典零食品牌，合思提供无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。员工消费通过差旅申请、业务审批后可在合思商城订购或TMC订购。财务核算、记账方面有对账结算中心，可线上统一开票、自动拆分结算、自动记账，线下统一开票则线下结算、手工记账。档案管理方面合思环节实现L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节为L3级无需报销录入发票等档案。
阅读品牌：业财平台建设新助力
对于数字阅读品牌，合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案助力企业完成业财平台建设，保证财务准确性（审计通过，符合上市要求）和及时性（结账时间从T + 15，提升到T + 7，年底预计T + 5）。
教育品牌：全生命周期电子化管理
教育服务品牌采用合思全生命周期的电子化会计档案管理方案。档案数据来源广泛，包括电子档案、自研OA、金蝶EAS、实物档案等，接口传输方式多样，有影像支撑、外部设备扫描、人工上传等，能实现自动归档，包括智能组单、四性检测等。会计类档案管理范围涵盖内部和外部多种类型档案，且有强大的规则引擎自定义搭建，亿级数据秒级调阅，穿透联查无缝垒。
业务广企业：快简省报销新体验
业务覆盖面广的企业使用合思无需报销的“消费入账归档”解决方案，打造快速审批、无需取票、无需垫资的“快、简、省”报销新体验，实现申请报销一体化、差旅采购集约化、财务核算智能化。
实施路径：方案落地有条不紊
零食品牌：有序消费结算流程
国民经典零食品牌在员工消费环节，先进行差旅申请和业务审批，然后选择合思商城订购或TMC订购，之后财务进行对账结算等操作。
阅读品牌：逐步完善业财平台
数字阅读品牌在引入合思方案后，逐步完善业财平台建设，提升财务处理的准确性和及时性。
教育品牌：广泛连接自动归档
教育服务品牌通过广泛连接异构系统，以0开发成本介入，实现档案应收尽收，再进行接口传输和自动归档等操作。
业务广企业：按思路分步实施
业务覆盖面广的企业签约合思后，按照申请报销一体化、差旅采购集约化、财务核算智能化的思路逐步实施解决方案。
成果展示：差旅报销优化成效显著
零食品牌：降本增效档案升级
国民经典零食品牌年度节约200万 + 差旅费用，财务入账效率提升60%。业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范档案室管理，简化装订流程，大幅降低成本。实现凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了，以数字化方式管理会计档案，保障数据安全的同时管理效率大幅提升。
阅读品牌：多维度效益提升
数字阅读品牌增效方面，实时掌握付款进度，财务无需耗费时间单点沟通，提升档案整理效率，消除凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时，形成财务数字档案室，丰富档案调阅场景，提升借阅效率，通过精准实物档案定位，提升实物档案查找效率。降本方面，减少差旅超标情况，有效改善提升预算超额情况，减少手工记账、人工整理档案的人力成本，减少财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费，减少财务档案空间占用，节约空间成本。合规方面，发票OCR识别验真，有效保障企业费用合规，审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销，保证财务档案，档案原生性存储，规避电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。先进方面，灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本，紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材，实现“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。
教育品牌：数字化转型加速
教育服务品牌加速企业数字化转型，完成企业全面数字化的“最后一公里”。年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维度穿透查询，以电子借阅为主简便高效。通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，实现财务数据自动化率91%以上，财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本，企业财务相关负责人表示有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上。
业务广企业：全方位效能提升
业务覆盖面广的企业“无需报销”提高业财协同效率，员工因公消费无需垫资、无需报销，报销周期缩短至3周，报销效率提高300%。财务人员无需将时间浪费在发票核验真伪、认证、审批流程等琐碎且基础性工作上，人工成本节约50%。真正实现企业降本增效，员工的因公消费实现同屏比价，选购性价比更高的车票或酒店，降低差旅费用，提高流程效率，降低了人力成本损耗。凭证以电子档案形式归档，便于财务人员整理、查找和使用，节约时间成本。助力管理层科学决策、高效管控成本，管理者更高效掌握企业预算执行及员工出差消费情况，并通过报表分析发现问题，优化资源配置，如通过统计售后团队的出差时间分布，优化调整各组织售后人员安排，通过对比有无申请订购，识别异常不合规消费，根据差旅数据，向下挖掘并分析员工在不同地域差旅情况，以此对标签约企业、重点推进区域与实际情况的偏差。
客户评价：方案获得高度认可
教育服务品牌企业财务相关负责人表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上，体现了对合思方案的认可和对未来的信心。业务覆盖面广的企业签约合思一拍即合，认为合思专业度高，体现了对合思解决方案的肯定。国民经典零食品牌应用合思解决方案后，打通多系统实现会计凭证全链路电子化管理，130多家门店可同时在线查阅全公司会计档案，财务入账效率提高60%，侧面反映了对方案的积极评价。数字阅读品牌通过合思方案实现了增效、降本、合规、先进等多方面的成果，说明对方案是满意的。
行动号召：开启差旅报销优化之旅
合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费等众多功能，能简化报销流程，提高财务管理效率。合思提供免费试用，新客户可享受为期一个月的无忧体验版，无需任何费用即可开始使用。合思有灵活定价模式，根据企业规模和使用场景的不同，提供不同的套餐选择和价格方案。合思拥有专业的客户成功团队，为客户提供全方位的服务保障，还有全天候的客户服务热线，无论何时何地遇到问题都能得到及时有效的帮助解答。如果您也想优化企业的差旅报销流程，提升财务管理效率，不妨点击免费试用，开启属于您的差旅报销优化之旅。
