在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务管理面临着诸多挑战与机遇。如何提升财务管理的效率、降低成本、确保合规，成为众多企业关注的焦点。今天，我们以一家知名头部数字阅读品牌为例，深入探讨合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案所带来的显著成效。
客户背景与挑战：数据迷局下的财务困境
这家知名头部数字阅读品牌在业务蓬勃发展的背后，却面临着一系列棘手的财务问题。
数据分散如乱麻。企业内部的数据分散在多个系统中，业务流程被割裂得七零八落，数据整合犹如在茫茫大海中捞针，难度极大。这直接导致费用管控如同空中楼阁，难以有效落地，预算超标的情况时有发生，让企业的财务规划陷入困境。
机械劳作耗人效。每个财务月，该企业需处理单据量多达 500 + 张，全量的原始凭证与财务凭证都要进行打印粘贴。财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作中，仿佛被无形的枷锁束缚，人效低下成为制约企业发展的瓶颈。
纸张浪费成负担。全业务数据均需打印成本，以纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等操作，造成了每月大量的纸张浪费。这不仅增加了企业的运营成本，也与当今倡导的绿色办公理念背道而驰。
档案管理遇难题。票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生，业务借阅历史资料时，需要在海量的纸质文件中翻找，如同大海捞针，效率极低。这种传统的档案管理方式已无法适应企业快速扩张的需求，成为企业发展的绊脚石。
解决方案概述：合思助力业财平台建设
面对如此复杂的财务困境，该企业深知必须寻求一种创新的解决方案。他们构建了精细的系统服务商选型模型，经过一番严谨的筛选，最终选择与合思携手合作。
合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，犹如一把金钥匙，为企业打开了业财平台建设的大门。该方案通过先进的技术手段，实现了电子发票接收的自动化和智能化，保障了财务数据的准确性和及时性。在审计方面，该方案助力企业顺利通过审计，符合上市要求，为企业的资本运作提供了坚实的保障。在结账时间上，从原来的 T + 15 提升到 T + 7，年底预计将进一步提升到 T + 5，大大缩短了财务结算周期，提高了资金的周转效率。
成效与成果：多维度提升企业财务管理水平
- 增效：释放人力，提升效率
在合思解决方案的助力下，企业在增效方面取得了显著成果。
实时掌握付款进度。企业能够实时了解付款情况，财务人员无需耗费大量时间进行单点沟通，工作效率大幅提升。以往繁琐的付款跟踪工作，如今变得轻松便捷，让财务人员能够将更多的精力投入到更有价值的工作中。
提升档案整理效率。该方案消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗费的工时。通过智能化的档案管理系统，电子发票接收后能够自动分类、整理和归档，大大减少了人工操作的工作量，提高了档案整理的准确性和效率。
丰富档案调阅场景。形成了财务数字档案室，员工可以通过多种方式快速调阅档案，提升了借阅效率。无论是在办公室还是外出办公，只要有网络连接，就可以随时随地查阅所需的档案资料，为企业的业务决策提供了及时、准确的支持。
精准定位实物档案。通过精准的实物档案定位功能，企业能够快速找到所需的实物档案，提升了实物档案查找效率。这不仅节省了时间和精力，也避免了因档案查找困难而导致的业务延误。
- 降本：节约成本，优化资源
合思解决方案在降本方面同样表现出色。
减少差旅超标。通过对差旅费用的精细化管理，企业减少了差旅超标情况的发生，有效改善了预算超额的状况。员工在进行差旅消费时，系统会自动根据预算和标准进行提醒和控制，确保差旅费用在合理范围内。
降低人力成本。减少了手工记账、人工整理档案的人力成本。传统的手工记账方式不仅效率低下，而且容易出现错误，而合思解决方案实现了财务数据的自动化处理，大大减轻了财务人员的工作负担。
节约纸张成本。减少了财务凭证等产生的纸张及过程中的成本浪费。电子发票接收和管理的方式，让企业告别了大量的纸质文件，既环保又节约了成本。
节约空间成本。减少了财务档案空间占用，节约了空间成本。数字档案室的建立，让企业不再需要大量的物理空间来存放档案，提高了空间的利用率。
- 合规：保障企业费用合规，规避档案管理风险
在合规方面，合思解决方案为企业提供了全方位的保障。
发票 OCR 识别验真。通过先进的 OCR 技术，对电子发票接收进行识别和验真，有效保障了企业费用的合规性。这不仅避免了虚假发票的风险，也符合税务部门的要求。
清晰的审批流转路径。审批流转路径清晰可视，有效管理了员工借款与核销。员工的每一笔借款和核销都有明确的记录和审批流程，确保了资金的安全和合规使用。
原生性存储档案。保证了财务档案的原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险。数字档案的存储方式更加安全、可靠，不易丢失和损坏，符合最新档案法和财务档案管理办法的要求。
- 全面数字化转型：贴合时代需求，引领企业发展
合思解决方案还实现了灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，让费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。同时，该方案紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低了纸质耗材，实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。
客户反馈：显著提升企业整体运营效率
引入合思产品后，该企业在财务合规性、及时性上有了显著提升。同时，在增效、降本等多方面都取得了良好的效果，解决了以往面临的诸多难题，提升了企业的整体运营效率和竞争力。企业的财务人员纷纷表示，合思的解决方案让他们从繁琐的工作中解脱出来，能够更加专注于核心业务，为企业的发展贡献更多的价值。
未来合作与展望：深化合作，释放数据价值
企业与合思的合作已取得了阶段性的成功。未来，双方有望进一步深化合作，通过“消费 – 入账 – 归档”全链路管理，释放数据价值，加深业财融合，共同推动企业的持续发展和数字化转型。合思将不断创新和优化解决方案，为企业提供更加优质、高效的服务，助力企业在数字化浪潮中勇立潮头。
如果你的企业也面临着类似的财务挑战，不妨选择合思，体验其无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，开启企业财务数字化转型的新篇章。现在，你可以免费试用合思的解决方案，亲身感受其带来的便捷与高效。立即拨打 400 – 105 – 6505 或访问 www.8a4m6.com 了解更多详情。
