在数字化浪潮的推动下，电子凭证改革正以前所未有的速度向前迈进。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措表明，我国电子凭证改革已驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它不仅有利于优化管理流程，突破传统报销模式的困境，还能降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化的协同转型。在这个背景下，合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。同时，《电子会计档案实践案例集》基于合思档案在行业应用中的深度实践与案例经验，精选了优质“无纸化”实践企业案例，具有极高的参考价值和借鉴意义。
传统电子凭证管理痛点剖析
当前，企业在电子凭证管理方面面临着诸多痛点，传统管理方式的不足日益凸显。
以好想你健康食品股份有限公司为例，该公司存在归档难的问题。财务归档时，需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且档案遗失的情况也难以避免。此外，查找慢也是一个困扰。纸质档案受限于时间和空间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。同时，成本高也是不容忽视的问题。大量纸质档案管理对空间和人力的要求巨大。而且，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据安全可用，存在不合规的隐患。
COMMUNE幻师则面临着成本高的难题。档案耗材、打印、存储成本每年高达53323元。效率低也是其痛点之一，门店报销周期长达2个月。并且，电子会计凭证文件无法得到有效管理，合规难成为了困扰企业的一大问题。
云南菜品牌连锁经营同样存在诸多问题。多地直营门店大量收款回单和财务凭证需要打印后归档，纸质档案打印成本高。档案存储耗费资源，电子源文件无法有效保存，还存在丢失、损毁的风险。此外，纸质档案资料查找困难，海量资料人工查找耗时耗力。
金牌橱柜家居科技股份有限公司在电子凭证管理上也有不少麻烦。在整理环节，会计档案散落各系统，档案数据难以利用，需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架。保管环节，财务临时保管1年后移交综合档案管理。存储环节，需要独立档案室管理存放纸质档案。在管理利用方面，以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，人工逐一翻查，效率低下。
合思档案全面解决方案策略
合思档案针对企业在电子凭证管理方面的痛点，提供了全面且系统的解决方案。
自动归档是合思档案的一大亮点。它根据预设规则对收集到的数据进行分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性，从而释放财务人员的精力。例如，凭证数据能够自动匹配组装，业务检测保障证据链完整，档案关联规则可以可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证能够自动关联匹配及组装，形成完整的业务链组合数据。
便捷调阅服务也是合思档案的重要优势。它打破了需要同个系统上下联查、切换模块、切换多个系统的壁垒，用户可以一键查询多系统凭证相关的数据及影像信息，支持跨系统调阅、在线借阅等功能，能够高效服务于企业内审。
合思档案还支持多系统对接。通过生成式接口自动采集档案数据，它可以连接NCC、U9、OA、CBS等各类异构系统，开发成本低且能够应收尽收。
在保障档案合规性方面，合思档案对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储，通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规，满足财会6号文涵盖的电子原文件合规性管理要求。
合思档案核心模块揭秘
合思档案拥有强大的核心模块，展现出卓越的功能。
在功能蓝图方面，合思档案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，涵盖了电子会计档案全生命周期管理，包括采集、制、管、用四个环节。智能采集通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）、内部系统（如EAI插件、API接口等）实现；预归档服务有集成服务、规则引擎、元数据服务等；基础管理包括档案存储、检索、借阅、销毁等；档案服务涉及辅助审计、项目管理、统计分析等。
档案采集模块采用开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析，能够高效准确地采集电子凭证数据。
档案制档模块实现智能关联·自动组装，进行四性检测·业务检测·自定义版式文件，确保电子凭证档案的准确性和规范性。
档案管理模块做到精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求，保障了电子凭证档案的安全性和合规性。
合思档案竞争优势凸显
与其他解决方案相比，合思档案具有显著的竞争优势。
在成本节约方面，以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，年节约打印成本为(200000 + 400000)0.5 = 300,000元；年节约存储成本为(200000 + 400000)/4000.45 = 675元；年节约档案室成本为30平1.3元/天365 = 14,235元；年节约人力成本为20052*12 = 24,000元；年总节约成本为338,910元。
在效率提升方面，好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时。云南菜品牌连锁经营使用合思档案后业财融合提升了80%，财务提效90%。
在合规性保障方面，合思档案通过对接标准工具包和相关检验校验，确保档案原生存储安全合规，满足法规要求，而传统纸质档案管理存在合规隐患。
在数据利用便捷性方面，合思档案支持多维检索·一站式预览，在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据，能打破系统壁垒，实现数据共享和高效利用，而传统方式档案利用效率低。
多行业成功案例见证价值
合思档案在多个不同行业都有成功的应用案例，充分展示了其实际应用效果和价值。
好想你健康食品股份有限公司通过合思档案打破了壁垒，实现了数据同源，为财务人员提供了便捷的利用方式，一键联查，有效提升了工作效率。自动组装功能使得审计更加便捷，提升了审计效率。借助虚拟档案库房和二维码，实现了电子与实物的匹配，查阅者查询电子即可定位实物位置，预计减少综合成本20万元/年。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，实现了自动化归档和财务数据分析，减少了50%的人力成本，提高了效率。深度分析档案数据，满足了内审需求，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。
云南菜品牌连锁经营通过合思落地财务数字化，提高了总部和门店的业财融合效率80%。记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单，财务档案利用更加便捷，节省了打印、存储等总体成本30万/年。
金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案统一存储，打破了数据孤岛，整合了凭证、单据、合同、回单等四证。搭建了业务证据链，实现了业财一体双向穿透。数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树。实现了银行回单无纸化，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万+/年，档案合规性达100%。
合思专业服务体系保障
合思拥有全面且专业的服务体系。
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立了研发中心，具备强大的技术研发能力，为产品的持续优化和创新提供了保障。
在全国22个城市设有直营服务网络，能够为当地客户提供及时、高效、专业的本地化服务，快速响应客户需求。
通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，借助合作伙伴的资源和优势，进一步扩大了服务范围，为更多企业提供优质的财务数智化服务。
合思成立以来已累计融资超15亿元人民币，充足的资金支持保证了其在技术研发、市场拓展、服务体系建设等方面的持续投入，为客户提供更稳定、可靠的服务。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必然趋势，对于企业优化管理流程、降低成本、实现数字化和绿色化协同转型具有重要意义。合思档案全面打通了电子凭证会计处理全流程各环节，具有便捷调阅、自动归档、多系统对接、合规保障等优势，能够帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，众多成功案例证明了合思档案的实际应用效果和价值。“未来财务用合思 让有限更有效”，合思助力企业充分发挥资源价值，实现更好的发展。如果您想体验合思档案的强大功能，不妨免费试用一下。
