在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务管理也正经历着深刻的变革。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，自1995年成立以来，一路砥砺前行，成为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，2022年3月更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。
早在2011年，动力源就敏锐地察觉到财务数字化转型和业财融合的重要性，毅然开启了漫长的系统自研之旅。然而，理想很丰满，现实却很骨感。尽管投入了大量的时间和精力，但整体流程依然复杂，系统之间的壁垒高筑，实际效果与预期相差甚远，在数字化费用报销方面更是面临着诸多难题。
痛点剖析：数字化费用报销的困境
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多系统操作：体验差合规难
在动力源原有的财务体系中，员工的申请单需要在各个系统间频繁切换提交，就像在迷宫中寻找出路，耗费大量时间和精力。而报销数据则需要财务人员手工录入系统，不仅效率低下，还容易出错。发票验真、查重等工作也只能依靠手工进行，假票、错票、重票的情况难以避免，给企业的财务管理带来了极大的风险。此外，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，使得他们无暇顾及更有价值的财务分析和决策工作。 -
系统割裂：数据分散信息滞后
同一个报销信息，审批、预算、差标等环节分散在多个系统中管理，各个系统之间无法及时联动，导致财务制度难以落地。数据报表的统计也依赖手工操作，耗时费力，管理者无法实时掌握企业的财务数据信息，也就无法对业务运营进行及时的调整和优化。在数字化费用报销的过程中，信息的滞后性成为了企业发展的一大阻碍。 -
业务复杂：报销模式多样
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。而且不同类型费用的支付方式也各不相同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车则由员工垫资，这进一步增加了报销的复杂度。在这种情况下，数字化费用报销的高效性和准确性成为了企业迫切需要解决的问题。 -
架构复杂：流程繁复难统一
随着公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致的问题逐渐凸显。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司则通过PC端OA系统提交，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证。这种复杂的组织架构和繁琐的业务流程，使得数字化费用报销的推进困难重重。
解决方案：合思助力数字化费用报销升级
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系统集成：数据同步无缝对接
合思为动力源提供的解决方案中，系统集成是关键的一步。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。通过这种方式，打破了系统之间的壁垒，让数据能够自由流通，为数字化费用报销提供了坚实的基础。 -
无需报销：消费合规高效结算
合思的“无需报销”模式为动力源的员工带来了全新的体验。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费过程受到申请单和差标的严格管控，确保每一笔消费都符合企业的规定，真正实现了消费即合规。财务人员则可以统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档，大大提高了财务工作的效率。 -
连接能力：打破数据流转壁垒
合思强大的系统连接能力是其解决方案的一大亮点。Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转的壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计的效率，让数字化费用报销更加顺畅。
实施步骤：稳步推进数字化费用报销转型
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数据同步：确保基础数据准确
在解决方案的实施过程中，首先要做的就是将动力源现有的HR系统、BPM系统等与合思费控进行数据同步。这一步骤至关重要，只有确保基础数据和业务数据的一致性和准确性，才能为后续的流程优化和自动化处理打下坚实的基础。 -
流程构建：优化无需报销模式
构建无需报销的业务流程是实施的核心环节。从消费场景的管控到财务对账、结算、凭证生成等环节，合思对整个流程进行了全面的优化和自动化处理。通过精细化的管理和智能化的操作，让数字化费用报销更加高效、合规。 -
系统对接：促进业务数据流转
运用Open API和自定义流程引擎技术，实现与第三方系统的对接，是实施的最后一步。这一步能够促进业务数据的跨系统流转，让企业的各个部门之间能够更加紧密地协作，进一步提升数字化费用报销的整体效果。
成果效益：数字化费用报销带来的变革
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操作体验革新：效率提升成本节约
合思的解决方案为动力源带来了多系统集成、数据互通的全新操作体验。员工报销周期从原来的漫长等待缩短了3周，效率提升了300%。会计的工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。在数字化费用报销的过程中，员工和财务人员都感受到了前所未有的便捷和高效。 -
员工体验升级：填报简化消费无忧
对于员工来说，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了填报时间，简化了报销流程。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，真正实现了消费无忧。这种全新的体验，让员工对数字化费用报销充满了好感。 -
财务工作减负：合规结算价值提升
财务人员从繁琐的发票校验真伪、认证、审计等流程中解放出来，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以将更多的精力投入到更有价值的工作中，如财务分析和决策支持。在数字化费用报销的帮助下，财务工作的质量和效率得到了显著提升。 -
管理决策优化：全程管控实时掌握
对于企业管理者来说，合思的解决方案实现了事前预算、事中控制、事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策。彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，让企业的财务管理更加科学、透明。
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
如果您的企业也面临着类似动力源的财务数字化难题，不妨选择合思，开启高效、合规的财务数字化转型之旅。现在就可以免费试用合思的解决方案，亲身感受数字化费用报销带来的便利和价值。
