在当今竞争激烈的商业环境中，企业的数字化转型已成为提升竞争力的关键。以北京动力源科技股份有限公司为例，这家成立于1995年的企业，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，是中国铁塔、中国移动等国际知名企业的设备主流供应商，产品广泛应用于国家体育场等国家重点建设项目。2022年3月，动力源还入选了北京市专精特新“小巨人”企业。而合思，作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，为动力源提供了卓越的财务数字化解决方案，尤其是在出差合同管理方面，取得了显著成效。
动力源业务困境洞察
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数字化转型旧途之困
2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合之路，踏上了漫长的系统自研征程。先后自建了费控系统、采购管理系统等，并基于OA系统开发了报销系统。然而，这条自研之路并非一帆风顺。整体流程依旧复杂，系统之间壁垒高筑，实际效果与预期存在较大差距。在出差合同管理方面，多系统操作使得相关工作变得繁琐，难以有效整合出差合同相关的各项信息。 -
操作体验与合规难题
多系统操作体验差、手工录入合规难的问题在动力源的日常运营中十分突出。员工在处理出差合同相关的申请单时，需要在各系统间频繁切换提交。报销数据需要财务手工录入系统，发票验真、查重也只能手工进行。这就导致假票、错票、重票情况难以避免，在出差合同管理涉及的费用报销环节，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了大量时间，严重影响了工作效率。 -
系统割裂与数据滞后
系统割裂、数据分散、信息滞后也是动力源面临的重要问题。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。在出差合同管理中，这使得财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握出差合同相关的数据信息，无法对业务运营及时进行调整和优化。 -
业务复杂带来的挑战
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目。出差合同管理涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐。不同类型费用支付方式不同，进一步增加了出差合同管理的难度。
合思方案精准破局
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系统集成打通数据脉络
合思为动力源提供的解决方案中，系统集成是关键的一步。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。在出差合同管理方面，实现了订单支出成本的实时归集和统计，使得出差合同相关的人员信息、业务数据能够在系统间顺畅流通，为后续的管理工作提供了坚实的数据基础。 -
无需报销革新消费体验
合思推出的无需报销模式，为动力源的出差合同管理带来了全新的体验。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费受申请单和差标管控，确保消费即合规。在出差合同相关的消费环节，财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列操作极大地简化了出差合同管理中的报销流程，提高了工作效率。 -
强大连接打破数据壁垒
合思系统连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破数据流转壁垒。在出差合同管理中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。例如，出差合同的审批信息能够及时准确地传达给相关负责人，避免了信息延误和错误。
方案实施有序推进
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数据同步筑牢基础
方案实施的第一步，是将动力源的HR系统、BPM系统等与合思费控进行数据同步，实现基础数据和业务数据的对接。在出差合同管理方面，确保了出差人员信息、订单数据等能够准确无误地在系统间传递，为后续的流程搭建和管理提供了准确的数据支持。 -
流程搭建规范管理
搭建无需报销的流程体系，规范业务人员因公消费的申请、审批、结算等环节。在出差合同管理中，明确了出差申请、合同签订、费用报销等各个环节的操作规范，确保消费合规和流程顺畅。例如，员工在提交出差申请时，系统会自动根据出差合同的相关信息进行审核，确保申请符合规定。 -
系统对接促进流转
利用系统的连接能力，通过Open API和自定义流程引擎技术，对接第三方系统，促进业务数据的跨系统流转和应用。在出差合同管理中，实现了出差合同数据与其他业务系统的互联互通，使得管理者能够实时掌握出差合同的执行情况，及时做出决策。
实施成果显著彰显
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操作体验全面升级
多系统集成，数据互通，使得动力源的出差合同管理操作体验全面革新。员工报销周期缩短3周，效率提升300%。在出差合同管理中，员工无需在多个系统间频繁切换，报销流程更加便捷高效。 -
成本节约成效显著
会计工作量大幅缩减，人员成本节约50%。在出差合同管理涉及的财务工作中，财务人员无需花费大量时间进行发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力做更有价值的工作。 -
员工体验大幅提升
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短员工填报时间，简化报销流程，提升使用体验。在出差合同管理中，员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资。例如，员工在选择出差交通工具和住宿时，可以在系统中直接进行比价，选择最适合的方案。 -
财务管控更加合规
财务审批有依据，费控更合规，结算更统一。在出差合同管理中，财务人员能够根据系统提供的准确数据进行审批，确保费用支出符合规定。同时，统一的结算方式也提高了财务管理的效率和准确性。
动力源高度认可反馈
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”在出差合同管理方面，合思的解决方案得到了动力源的高度认可，为动力源的业务发展提供了有力支持。
在当前的商业环境下，企业的财务数字化转型迫在眉睫，尤其是出差合同管理方面，需要更加高效、合规的解决方案。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，拥有广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，能为企业提供全方位财务数智化服务。如果您的企业也面临财务数字化转型的难题，不妨选择合思，开启降本增效、合规经营和低碳运营之旅，现在即可免费试用合思的财务数字化解决方案，体验出差合同管理的全新变革。
