在当今数字化浪潮席卷的商业世界中，企业的档案管理正面临着前所未有的挑战与变革。随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业财务档案管理遭遇新的难题，信息化建设的短板亟待补齐。因数电票管理的特殊要求，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。
在纸电混合时代，企业不同角色面临着诸多传统档案管理的痛点。企业高管深受纸质档案管理成本高、占地大且数据难以分析利用的困扰；财务人员则被海量档案数据的整理工作所累，手动匹配、核对确认的流程繁琐至极；业务人员也饱受报销纸质票据流程冗长的折磨。此外，传统档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。不仅纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大，而且手工装册归档重复性工作多、查询调阅不便、数据无法有效利用，同时电子会计凭证缺乏有效管理手段，纸质档案还可能因不可抗力而损坏。
不过，国家政策的支持为企业带来了新的契机。电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已然来临，档案全生命周期管理闭环成为电子会计档案管理的关键。在此背景下，合思档案应运而生，为企业解决传统档案管理难题提供了有力的解决方案，有效提升了发票利用效率。
合思档案产品概览
合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下一款领先的单套制电子会计档案管理平台。该公司自2014年创立以来，一直专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。
合思档案的定位十分明确，旨在为企业提供全面、专业的电子会计档案管理解决方案。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。通过广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保档案应收尽收，大大提升了发票利用效率。
其功能模块丰富多样，涵盖了发票、单据、凭证、账簿、报表、电子档案、纸质档案、自定义档案、实物备查解决方案、数电票解决方案、共享调阅解决方案等。同时，合思档案还为CEO/高管、归档员/财务、外部审计等不同角色提供针对性的解决方案，助力企业实现决策数智化、提升财务服务效率、降低成本并提高效益，进一步提升了发票利用效率。
核心功能揭秘
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多源采集：数据汇聚的智慧引擎
合思档案的多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，同时预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，也支持多种便捷手动数据补录方式。通过这种多源采集方式，确保了发票等各类会计资料能够准确、及时地汇聚到系统中，有效提升了发票利用效率。 -
智能制档：高效关联的档案魔法
智能制档是合思档案的一大亮点。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，可减少90%的人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让财务人员查询更便捷、分析更直接。此外，采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，进一步提升了发票利用效率。 -
档案管理：精细管控的安全堡垒
在档案管理方面，合思档案权限管理精准管控。支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段自定义维护等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持企业自主排列、扩展。通过这些精细的管理措施，确保了发票等档案的安全、有序管理，提升了发票利用效率。 -
档案应用：多维检索的便捷之旅
档案应用功能为用户提供了极大的便利。多维检索满足多场景查询需求，支持按多种维度和方式进行查询。一站式预览，穿透联查，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。支持外部系统调阅，可视化盘点档案数据，提供档案借阅服务，档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联。这些功能使得发票等档案的查询、利用更加便捷高效，提升了发票利用效率。
优势对比：革新传统档案管理
与传统档案管理方式相比，合思档案在成本、效率、合规和便捷性等方面具有显著优势，有效提升了发票利用效率。
在成本方面，合思档案表现出色。它可节约纸张成本70%，节约整理成本75%，降低打印成本和存储空间成本。例如，某企业使用合思档案后，每年打印成本从180000元降至30000元，空间成本从143773元降至22835元。
效率提升也是合思档案的一大特点。它可提升检索效率90%，减少人工匹配工作量。某企业使用后，档案匹配耗时减少84%，查询耗时减少80%，数据加载仅需30s，关联匹配只需15min，大大提升了发票利用效率。
合规性上，合思档案实现了100%管理合规性，满足国家政策要求。它支持数电票以XML格式存档，完成电子凭证会计数据标准深化试点等，为企业的合规运营提供了有力保障，提升了发票利用效率。
便捷性方面，合思档案打破物理空间限制，支持在线自由调阅。预置规则引擎自动匹配业务数据，档案无需打印，应收尽收。企业审计人员可通过电子会计档案系统批量导出电子发票结构化数据进行审计分析，进一步提升了发票利用效率。
应用案例见证价值
众多不同类型的企业使用合思档案后，取得了显著的实际效果和价值，有效提升了发票利用效率。
有一家年单据量达2.6亿的企业，使用合思档案前，会计档案纸电混合难管理，手工作业低效费力。使用后，通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，数据指标显著提升。数据加载仅需30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，发票利用效率得到了极大提升。
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，使用前档案管理流程复杂，凭证附件标准和管理制度不统一，回单整理费时费力，实物档案异地管理难整合。使用单套制管理方案后，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年，发票利用效率大幅提高。
某企业使用前档案管理低效，数据未有效整理利用，检索依赖多端系统，纸质档案易损坏丢失，电子发票存档不合规范。使用单套制管理方案后，实现了统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理。预估节省总成本30W +/年，合规性管理100%，发票利用效率显著提升。
中国最大的K12民办教育集团之一，使用前档案管理在采集、存储、整理、利用等环节存在诸多问题。使用后，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，发票利用效率得到有效提升。
合思档案凭借其领先的单套制解决方案、丰富的功能模块、强大的技术优势，为企业解决了传统档案管理的诸多痛点，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让企业有限的资源发挥更有效的作用，极大地提升了发票利用效率。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降低成本、提高效益，电子会计档案都是企业数字化建设的必然选择。合思档案将紧跟时代发展步伐，持续迭代升级，为企业提供更加优质、高效、智能的电子会计档案管理服务，不断提升发票利用效率。
合思档案拥有广泛的客户群体，包括事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等，得到了众多客户的认可和好评。例如，“海亮教育所服务的单位由15家增长到298家，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%”“徐福记全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升”等。
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