在当今数字化浪潮中，电子凭证数字化转型已成为大势所趋。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也开始推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的最后一公里即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它不仅有利于优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到这一趋势，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，合思精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布的《电子会计档案实践案例集》具有极高的参考价值和借鉴意义，能够助力企业更好地应对电子凭证数字化转型挑战，实现财务数智化升级，达成费用报销优化的目标。
电子凭证转型：时代呼唤费用报销优化
当下，电子凭证全流程无纸化已成为财务数智化的必然选择。随着我国电子凭证改革的加速推进，电子凭证开具端已基本完成数字化适配，全流程无纸化时代已经到来。会计凭证作为衔接企业经济活动与财务报告的重要数据载体，只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正实现数字化。电子凭证数字化转型的进一步加快，将全面解决电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的问题，为企业的费用报销优化提供了良好的契机。
电子凭证全流程无纸化不仅能有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型，还能为企业带来更高效、便捷的财务管理体验。在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战，费用报销优化成为提升企业竞争力的关键因素之一。通过电子凭证数字化转型，企业可以实现财务流程的自动化和智能化，提高费用报销的效率和准确性，降低人工成本和错误率，从而实现降本增效的目标。
管理痛点凸显：费用报销优化迫在眉睫
许多企业在电子会计档案管理方面存在着诸多痛点，这些痛点严重影响了企业的费用报销效率和财务管理水平，费用报销优化刻不容缓。
好想你健康食品股份有限公司在财务归档时，需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，档案遗失情况难以避免。纸质档案受限于时间和空间，查找要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案管理对空间和人力要求巨大，成本高昂。而且纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存、无法确保数据安全可用，不满足管理要求。
COMMUNE幻师面临着成本高、效率低、合规难等问题。档案耗材、打印、存储成本每年高达53323元，门店报销周期长达2个月，电子会计凭证文件也缺乏有效的管理手段。
高新兴科技集团档案管理成本高，报销、采购付款等业务流程需要打印、整理、装订及归档，占用库房人员管理成本，借阅流程及实物借出繁琐。档案管理存在隐患，电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规，档案归档规范由人工控制，存在合规性隐患，缺少系统化控制。档案利用效率低，查询相关发票、收付款凭据及其他附件难度较大，耗费大量人力，不能实现跨系统调阅。
杭州西湖城市建设投资集团在回单管理、发票管理和凭证管理方面都存在困难。档案耗材、打印、存储成本高，物理存储需求大、检索低效，信息整合复杂、风险管理难，合规审计滞后。报销周期长达1个月，报销流程繁琐、重复报销频发，发票关联及调阅源头复杂耗时。纸质档案难以满足快速变化的法规要求，ERP财务凭证与各业务系统存在信息壁垒，导致数据整合困难，传统纸质档案管理方式限制档案处理效率，增加存储与维护成本。
合思策略领航：全面推进费用报销优化
合思档案针对企业在电子会计档案管理方面的痛点，制定了一系列有效的解决策略，为企业的费用报销优化提供了有力支持。
合思档案实现了电子会计档案全生命周期管理，包括采集、制、管、用四个环节，能确保档案数据的全面性和准确性。从电子凭证的采集到最终的使用，合思档案都进行了精细的管理，保证了档案数据的质量和完整性，为费用报销优化提供了坚实的数据基础。
以数据同源为核心策略，合思档案打破了数据孤岛，整合了凭证、单据、合同、回单等四证，统一储存，统一标准，统一管理。这使得财务人员可以实现便捷利用，一键联查，工作效率得到有效提升。在费用报销过程中，财务人员可以快速获取相关的凭证和数据，提高了报销的准确性和效率。
通过自动组装功能，合思档案以档案数据为标准，纸质数据为辅，提升了审计效率。同时，借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配，查阅者查询电子即可定位实物位置。这不仅提高了审计的准确性和效率，还方便了档案的管理和使用，进一步优化了费用报销流程。
合思档案的流程合规策略保证了财务档案原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险。在审计抽查时，档案系统支持灵活的账户权限配置，审计人员通过专用的账号下载所需要的电子源文件，高效合规。这确保了企业的费用报销符合法规要求，避免了合规风险。
核心模块助力：深度实现费用报销优化
合思档案拥有多个核心模块，每个模块都具有独特的功能，能够深度实现企业的费用报销优化。
智能采集模块具有外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等），可实现开放式接口互联、自主采集，大文件自动切割、数电票自动化解析。该模块能够快速、准确地采集电子凭证和相关数据，为后续的报销和归档工作提供了便利，提高了费用报销的效率。
预归档服务模块集成了服务、规则引擎、元数据服务等功能，能根据预设规则对收集到的数据进行分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性。在费用报销过程中，该模块可以对报销数据进行预处理，提高了报销的准确性和规范性。
基础管理模块涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等功能，具备精准权限管控、档案目录灵活扩展，水印管理、档号符合国标要求。该模块为电子会计档案的管理提供了全面的支持，确保了档案的安全和有效利用，进一步优化了费用报销的管理流程。
档案服务模块提供了辅助审计、项目管理、统计分析等服务，支持多维检索、一站式预览，在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据。该模块为企业的财务管理提供了更多的决策支持，有助于企业更好地控制费用报销成本，提高财务管理水平。
优势对比显著：合思档案成就费用报销优化
与其他同类产品相比，合思档案在成本节约、效率提升、合规性和数据利用等方面具有显著的优势，能够更好地实现企业的费用报销优化。
在成本节约方面，以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，合思档案年节约打印成本300,000元，年节约存储成本675元，年节约档案室成本14,235元，年节约人力成本24,000元，年总节约成本达338,910元。这为企业节省了大量的费用支出，提高了企业的经济效益。
在效率提升方面，合思档案能让企业的档案整理匹配效率大幅提升。好想你减少了90%的人工耗时，海亮教育科技服务集团档案整理匹配效率提升了90%；云海肴的财务提效也达到了90%。这些数据表明，合思档案能够显著提高企业的费用报销效率，节省时间和精力。
在合规性方面，合思档案通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储，通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规，满足财会6号文涵盖的电子原文件合规性管理。这确保了企业的费用报销符合法规要求，避免了合规风险。
在数据利用方面，合思档案支持多维检索条件，快速定位所需档案，通过档案关系，凭证、发票、回单、业务单据等实现组合式穿透预览，打破了需要同个系统上下联查、切换模块，切换多个系统的壁垒，实现了档案全场景数字化利用。这为企业的财务管理提供了更多的便利，有助于企业更好地进行费用报销优化。
行业案例见证：合思档案推动费用报销优化
合思档案在不同行业都有成功的应用案例，这些案例充分展示了合思档案在实现企业费用报销优化方面的实际效果。
在食品行业，好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。这表明合思档案能够有效提高企业的费用报销效率，降低管理成本。
在餐饮行业，COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。合思档案的应用为餐饮企业带来了显著的经济效益和管理效益，实现了费用报销的优化。
在家居行业，金牌橱柜家居科技股份有限公司档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万+/年，档案合规性达100%。这说明合思档案能够提高家居企业的档案管理效率，降低成本，确保合规性，促进费用报销优化。
在教育培训行业，海亮教育科技服务集团档案整理匹配效率提升了90%，存储空间减少了72%，每年纸张打印成本节约3万元，财务人力减少3人。合思档案的使用为教育培训企业带来了更高效、便捷的财务管理体验，实现了费用报销的优化。
合思服务护航：全方位保障费用报销优化
合思秉承以客户为中心的服务理念，为企业的费用报销优化提供了全方位的服务保障。
合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，为产品的持续优化和创新提供技术支持。研发中心的专业团队不断探索和创新，确保合思档案能够紧跟市场需求和技术发展趋势，为企业提供更优质的服务。
合思在全国22个城市设有直营服务网络，能够为当地客户提供及时、高效的本地化服务。无论是咨询、安装还是售后维护，直营服务网络都能快速响应客户需求，解决客户问题，保障企业的费用报销优化工作顺利进行。
合思通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，借助合作伙伴的资源和渠道，扩大服务范围，更好地满足客户需求。合作伙伴的加入，使得合思能够为更多的企业提供服务，让更多的企业受益于合思档案带来的费用报销优化效果。
合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务，形成了完善的服务体系。这一服务体系能够满足企业在财务管理方面的各种需求，为企业的费用报销优化提供了一站式解决方案。
综上所述，合思档案在助力企业财务数智化转型方面发挥了重要作用，具有显著的优势。它帮助众多企业解决了电子会计档案管理的痛点，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，如好想你、COMMUNE幻师、金牌橱柜等企业都取得了显著的收益。合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，有足够的实力和资源为企业提供优质的服务和支持。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，其产品和服务得到了市场的广泛认可。未来财务用合思，让有限更有效，合思档案将继续推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。如果您也想实现费用报销优化，不妨免费试用合思档案，开启企业财务管理的新篇章。
