在企业发展的长河中，数字化转型已成为众多企业谋求长远发展的必由之路。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，于1995年成立，是第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，2022年3月还入选了北京市专精特新“小巨人”企业。
早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之路。然而，尽管投入了大量的时间和精力，整体流程依然复杂，系统壁垒高筑，实际效果与预期存在较大差距，尤其是在差旅政策执行方面，面临着诸多挑战。
痛点剖析：差旅政策执行困境重重
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操作繁杂合规难
动力源的员工在差旅报销过程中，需要在多个系统间频繁切换提交申请单，操作体验极差。财务人员则要手工将报销数据录入系统，发票的验真、查重也只能依靠手工进行。这就导致假票、错票、重票的情况难以避免，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了大量的时间和精力，严重影响了差旅政策执行的效率和准确性。 -
系统割裂信息滞
同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握数据信息，在差旅政策执行过程中，难以对业务运营及时进行调整和优化。 -
业务复杂稽核繁
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目。差旅报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作极为繁琐。不同类型费用支付方式不同，进一步增加了差旅政策执行的难度。 -
架构复杂流程乱
随着公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致的问题逐渐凸显。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交差申请，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证，给差旅政策执行带来了极大的困扰。
解决方案：合思重塑差旅政策执行模式
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系统集成破壁垒
合思通过将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，以及将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。这一举措打破了系统之间的壁垒，为差旅政策执行提供了更加高效的数据支持。 -
无需报销提体验
合思推出的无需报销模式，颠覆性地重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费免垫资、免开票，极大地提升了员工的幸福感。消费受申请单和差标管控，确保了消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列操作简化了差旅报销流程，有效提升了差旅政策执行的效果。 -
连接强大促流转
合思凭借Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，为差旅政策执行提供了有力的技术保障。
实施步骤：有序推进差旅政策执行优化
首先，进行系统集成。将动力源现有的HR、BPM等系统与合思费控进行对接，确保数据的同步和共享。这是差旅政策执行优化的基础，为后续流程的顺畅运行提供了数据支撑。
其次，搭建无需报销的商旅出行流程。设置好相关的规则和审批流程，让员工能够体验到免垫资、免开票的便捷。通过这一举措，简化了差旅报销流程，提高了员工的参与度和满意度，进一步推动了差旅政策的执行。
最后，利用开放接口和自定义流程引擎技术，实现与第三方系统的对接，打破数据流转壁垒。这一步骤使得差旅政策执行过程中的数据能够更加流畅地流转，提高了决策的及时性和准确性。
成果效益：差旅政策执行成效显著
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操作革新提效率
多系统集成后，数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期缩短了3周，效率提升了300%；会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。这一系列数据表明，合思的解决方案在差旅政策执行方面取得了显著的成效，极大地提高了企业的运营效率。 -
员工体验大提升
员工在差旅过程中，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价。这极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，进一步增强了员工对差旅政策的认同感和执行的积极性。 -
财务管控更合规
财务人员在差旅政策执行过程中，审批有依据，费控更合规，结算更统一。无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力，让财务人员能够将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。 -
管理决策更精准
合思的解决方案实现了事中预算、事中控制、事后分析的全程管控，管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，提高了差旅政策执行的质量和效果。
客户评价：合思助力差旅政策执行持续优化
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”这充分体现了动力源对合思解决方案的高度认可，也表明合思在差旅政策执行方面的持续优化能力得到了客户的肯定。
在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战，降本增效、合规经营和低碳运营已成为企业发展的必然选择。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
如果您的企业也想优化差旅政策执行，提升财务管理效率，不妨选择合思的财务数字化解决方案，现在可以免费试用，开启企业数字化转型的新篇章。
