在当今数字化浪潮中，电子凭证的广泛应用已成为时代发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也开始推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证开具端已基本实现数字化适配。然而，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题却依旧横亘在企业面前，成为制约企业财务档案管理效率提升的一大障碍。
传统的纸质档案管理模式更是难题重重。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，工作人员需要花费大量时间去确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且档案遗失的情况也难以避免。同时，查找纸质档案受限于时间和空间，不仅耗费大量时间，还无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。此外，大量纸质档案的管理对空间和人力要求巨大，成本高昂。像COMMUNE幻师，每年仅档案耗材、打印、存储成本就高达53323元。更为关键的是，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足企业日益严格的管理要求。高新兴科技集团就曾因电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规，且档案归档规范由人工控制，存在合规性隐患，缺少系统化控制。
面对这些行业痛点，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，重磅推出了电子会计档案管理平台——合思档案，为企业提供了一套全面的数字化文件管理解决方案。
合思档案：财务数智化的领航方案
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。它全面打通了电子凭证会计处理全流程各环节，可实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，推动电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。通过合思档案，企业能够实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效用。
核心功能亮点：铸就数字化文件管理利器
合思档案拥有众多核心功能亮点，在解决行业痛点方面具有独特优势。
它可以实现便捷调阅不打印，混序归集免组装，为企业实现电子会计档案全生命周期管理。其智能采集功能，融合了外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等；预归档服务集成了集成服务、规则引擎、元数据服务等；基础管理涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等环节；档案服务则包括辅助审计、项目管理、统计分析等。
开放式接口互联，支持企业自主采集，大文件能自动切割，数电票也可实现自动化解析。这使得企业在处理各种文件时更加高效便捷，大大提高了工作效率。
智能关联和自动组装功能，能够进行四性检测、业务检测，还支持自定义版式文件。精准权限管控，档案目录可灵活扩展，水印管理确保了文件的安全性，档号符合国标要求。多维检索、一站式预览、在线借阅、异构系统联查、实物混序归档以及可视化盘点档案数据等功能，让企业对档案的管理更加得心应手。
显著收益：成本效率合规全面提升
企业使用合思档案能够获得多方面的显著收益。
自动化归档让企业告别了重复性工作，档案利用变得便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。以一家年20万凭证、40万回单、拥有30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后，年节约打印成本可达(200000 + 400000)0.5 = 300,000元；年节约存储成本为(200000 + 400000)/4000.45 = 675元；年节约档案室成本为30平1.3元/天365 = 14,235元；年节约人力成本为20052*12 = 24,000元；年总节约成本高达338,910元。
在提高工作效率方面，合思档案也表现出色。好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时；云南菜品牌连锁企业业财融合提升了80%，财务提效90%。
在保证合规性上，合思档案同样功不可没。中文传媒通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储，通过四性检验与业务校验保证了档案原生存储的安全合规；高新兴科技集团则解决了电子源文件未合规保存以及档案归档规范缺少系统化控制的问题。
典型应用场景：多行业彰显卓越价值
合思档案在多个行业都有典型的应用场景。
在餐饮行业，COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，实现了自动化归档和财务数据分析。不仅减少了50%的人力成本，提高了工作效率，还使纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本达5000万元，报销效率更是提升了300%。
在食品行业，好想你健康食品股份有限公司借助合思档案打破了数据壁垒，实现了数据同源，一键联查，自动组装便于审计。通过虚拟档案库房和二维码实现了电子与实物的匹配，提升了工作效率，降低了成本。
在家居行业，金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案统一存储各类档案数据，搭建了业务证据链，实现了数据共享和一站式查阅。银行回单无纸化，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达到了100%。
在数字阅读行业，帆书通过合思档案实现了全量财务档案数字化存储，电子与实物档案高度关联，线上化管理各类数据。财务结账效率提高了50%，仓储需求减少了70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年。
客户成功案例：用数据见证实力
众多客户的成功案例充分证明了合思档案的卓越性能。
海亮教育科技服务集团使用合思档案后，档案整理匹配效率提升了90%，存储空间减少了72%，每年纸张打印成本节约3万元，财务人力减少3人。自动封装接口数量增加了40多个，降低了开发成本并提高了集成度。广泛连接业务、财务异构系统，档案应收尽收；自动组装便捷借阅，以电子会计档案为核心形成多向网状管理结构；档案多维度穿透查询，电子借阅为主简便高效；自动化作业，降本增效，财务数据自动化率达到99.96%。
杭州西湖城市建设投资集团使用合思档案后，档案整理匹配效率提升了72%，存储空间减少了41%，报销效率提升了300%，单据打印纸张减少10万张/年，实现了工程文件和财务文件从产生到利用的全过程系统化、电子化管理，助力企业实现可持续发展战略。
高新兴科技集团通过合思档案实现了会计档案无纸化管理，应收尽收，自动化制档提高了效率。档案利用更便捷，支持跨系统调阅、在线借阅等，高效服务于企业内审。无纸化简化了业财流程，将业务时间归还业务，归档效率提升了90%，为企业年节约成本30万 +。
中文传媒通过合思档案实现了电子凭证采集、验签、解析、校验，自动填报、自动入账，封装入账结构化信息，自动归档等功能。财务档案归档效率提升了72%，员工报销效率提升了90%，年节约打印、耗材等成本20万/年；实现了数据联合穿透，支持数字化审计和企业数字化转型，推动低碳可持续发展。
合思档案在数字化文件管理领域展现出了强大的实力和卓越的价值。它不仅能够帮助企业解决财务档案管理中的诸多痛点，还能带来显著的成本节约、效率提升和合规保障。如果您也想体验合思档案带来的价值，不妨拨打我们的咨询电话400 – 105 – 6505，或者访问我们的网址www.8a4m6.com，扫描二维码了解更多案例。合思成立以来已累计融资超15亿元人民币，在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，值得您信赖。现在就来免费试用合思档案，开启您的数字化文件管理之旅吧！
