在企业的发展进程中，财务档案管理是一项至关重要却又颇具挑战的工作。以好想你健康食品股份有限公司为例，这家成立于1992年，于2011年在深交所中小板上市的红枣行业上市公司，在财务档案管理方面曾面临诸多难题。而合思档案的出现，为其带来了有效的解决方案，助力其实现了财务业务流程优化。
业务迷雾：好想你档案管理困局
好想你作为一家具有较高品牌价值的企业，品牌价值达154.21亿元，拥有1000 + 员工、400 + 全国门店、18家归档主体以及2W + 零售网点，每年产生的凭证数量高达3.6W +。如此庞大的业务规模，使得财务档案管理工作变得异常复杂。
在财务归档环节，工作人员需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。在这个过程中，档案遗失的情况难以避免，这不仅增加了财务工作的风险，也影响了工作效率。
同时，纸质档案受限于时间和空间的限制，查找档案需要耗费大量的时间。工作人员无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找档案，这在一定程度上阻碍了企业的决策和运营。
此外，大量的纸质档案管理对空间和人力的要求巨大，增加了企业的管理成本。这些问题的存在，严重影响了好想你的财务业务流程优化。
破局之钥：合思档案解决方案
面对好想你在财务档案管理方面的难题，合思提供了一系列有效的解决方案，助力其实现财务业务流程优化。
– 打破壁垒数据同源
合思档案为财务人员实现了便捷的数据利用。通过一键联查功能，财务人员可以快速获取相关的财务数据，有效提升了工作效率。这一功能打破了数据之间的壁垒，实现了数据的同源性，使得财务人员能够更加准确、高效地处理财务业务。
– 自动组装审计便捷
在审计方面，合思档案采用了以档案数据为标准，纸质数据为辅的审计方式。通过自动组装功能，审计人员可以快速获取相关的审计数据，提升了审计效率。这一方式不仅减少了审计工作的时间和成本，也提高了审计的准确性和可靠性。
– 实物高效管理
为了解决纸质档案管理的难题，合思档案借助虚拟档案库房和二维码实现了电子与实物的匹配。查阅者只需查询电子档案，即可定位实物档案的位置。这一功能不仅提高了档案查阅的效率，也减少了纸质档案管理的空间和人力成本。
落地之路：方案实施步骤
合思档案解决方案的实施是一个系统而严谨的过程，旨在确保为好想你实现全方位的财务业务流程优化。
首先，合思的专业团队与好想你展开了深度的沟通与调研。他们深入了解好想你各个部门的业务需求、工作流程以及现有的财务档案管理模式。通过与财务人员、业务人员的多次交流，收集了大量的一手资料，为后续的方案定制提供了坚实的基础。
在充分了解需求后，合思团队开始进行系统的定制开发。他们根据好想你的实际情况，对合思档案系统进行个性化配置。这包括设置适合好想你业务的档案分类标准、建立准确的数据关联规则以及开发符合其审计流程的功能模块等。同时，团队还注重系统的易用性和兼容性，确保能够与好想你现有的办公系统无缝对接。
接下来是数据的迁移与整理工作。合思团队将好想你原有的纸质档案和电子数据进行全面梳理，按照新的系统标准进行分类和编号。在迁移过程中，他们采用了先进的数据加密和备份技术，确保数据的安全性和完整性。同时，对历史数据进行清洗和校验，去除重复和错误信息，为系统的高效运行提供了准确的数据支持。
系统上线前，合思为好想你组织了全面的培训工作。针对不同岗位的员工，制定了详细的培训计划。培训内容包括系统的操作流程、功能使用方法以及常见问题的解决办法等。通过理论讲解、实际操作演示和案例分析等多种方式，让员工们快速掌握系统的使用技巧，为系统的顺利上线做好了充分准备。
系统正式上线后，合思团队并没有就此止步。他们安排了专业的技术支持人员进行实时监控，及时解决系统运行过程中出现的问题。同时，根据好想你员工的反馈和实际业务需求的变化，对系统进行持续的优化和升级，确保系统始终能够满足企业的发展需求。
成效彰显：方案带来的成果效益
合思档案解决方案的实施，为好想你带来了显著的成果和效益，有力地推动了财务业务流程优化。
在人工耗时方面，减少了90%。以往财务人员在确认单据、发票、回单和凭证一致性以及查找档案等工作上花费了大量时间，现在通过合思档案的便捷功能，这些工作可以快速完成，大大提高了工作效率。
总部接收管理耗时减少了80%。合思档案的自动化处理和数据同源性，使得总部能够更快速、准确地接收和处理各归档主体的财务信息，减少了沟通和协调的时间成本。
借阅管理耗时减少了67%。借助虚拟档案库房和二维码实现的电子与实物匹配，查阅者可以快速定位档案位置，无需在大量纸质档案中寻找，提高了借阅效率。
从成本方面来看，预计每年可减少综合成本20万元。这包括纸质档案管理所需的空间租赁费用、人力费用以及档案遗失带来的潜在损失等。通过合思档案的解决方案，好想你实现了财务档案管理的降本增效，进一步提升了企业的竞争力。
客户心声：好想你的真实评价
在与合思合作并应用合思档案解决方案后，好想你对此次合作给予了高度评价。
好想你财务部门负责人表示：“合思档案的出现，就像是为我们的财务档案管理工作带来了一场及时雨。它不仅解决了我们长期以来面临的档案管理难题，还为我们的财务业务流程优化提供了强大的支持。通过合思档案的便捷功能，我们的工作效率得到了极大提升，人工成本也大幅降低。同时，在审计和档案查阅方面，也变得更加高效和准确。我们非常感谢合思团队的专业服务和技术支持，让我们能够轻松应对财务档案管理的挑战。”
公司管理层也认为：“合思档案的应用，使我们的财务管理更加规范、透明，为企业的决策提供了更加可靠的数据支持。这对于我们企业的长远发展具有重要意义。我们相信，与合思的合作将继续深化，共同推动企业在财务数智化转型的道路上取得更大的成就。”
携手合思：开启财务数智化新征程
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，一直致力于为企业提供优质的财务解决方案。其推出的全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，已经帮助众多企业实现了财务业务流程优化。
截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，通过合思档案实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。
如果您的企业也面临着财务档案管理的难题，渴望实现财务业务流程优化，不妨选择合思档案。现在，您可以免费试用合思档案，亲身感受其为企业带来的价值和优势，开启财务数智化转型的新征程。
