在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。以某世界500强旗下的教育服务品牌为例，该企业通过引入合思全生命周期的电子化会计档案管理方案，在财务数字化转型的道路上取得了显著成效，成功完成了企业全面数字化的“最后一公里”。差旅记录归档作为财务流程中的重要一环，也在这一转型过程中迎来了全新的变革。
客户背景与挑战：数字化浪潮下的财务困境
该教育服务品牌在发展过程中，业务和财务系统众多，各个系统相互独立，数据难以互通。这就导致结构化数据提取困难重重，尤其是在差旅记录归档方面，电子发票的打印、查重和验伪工作不仅耗时费力，还造成了纸张的大量浪费。
同时，实物存档占用了大量的物理空间，需要专人进行管理，成本居高不下。而且档案损坏的情况时有发生，这让企业面临着合规风险。在差旅记录归档过程中，不断重复的纸质档案录入操作不仅耗费大量时间，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿和报表的装订要求极高，使得整个归档工作费时费力。
此外，实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找。在差旅记录需要查阅时，缺少留痕机制，也无法多人同时借阅，导致档案资产的利用率极低。这些问题严重制约了企业的财务管理效率，成为企业数字化转型道路上的绊脚石。
合思解决方案：精准出击，破解财务难题
面对该企业的诸多困境，合思推出了全生命周期的电子化会计档案管理方案。这个方案就像一把精准的钥匙，能够打开企业财务数字化转型的大门。差旅记录归档作为其中的重要应用场景，也得到了高效的解决。
合思方案的档案数据来源广泛，涵盖了电子档案、自研OA、金蝶EAS以及实物档案等。其自动封装接口多达40种以上，能够广泛连接异构系统，实现0开发成本介入，确保档案应收尽收。在差旅记录归档方面，无论是电子发票还是其他相关附件，都能通过这些接口快速准确地纳入管理系统。
接口传输方式多样，包括影像支撑、外部设备扫描和人工上传等。这意味着企业可以根据实际情况选择最适合的方式进行差旅记录归档，大大提高了工作的灵活性和便捷性。
该方案还实现了自动归档功能，包括智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁和权限监控等。在差旅记录归档过程中，系统能够自动对相关数据进行分类、整理和存储，确保档案的准确性和完整性。会计类档案管理范围广泛，不仅涵盖了内部的凭证、订单、会计账薄等，还包括外部的纸质发票及影像、银行电子回单等，为差旅记录归档提供了全面的保障。
解决方案成效：数据说话，见证数字化力量
合思的解决方案为该教育服务品牌带来了显著的成效。在差旅记录归档方面，年均60万 + 的会计凭证和36万 + 的银行回单实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，大大简化了会计管理流程，提高了工作效率。
档案的多维度穿透查询功能，让差旅记录的查阅变得简便高效。员工可以通过电子借阅的方式快速获取所需的差旅记录，无需再在堆积如山的纸质档案中苦苦寻找。
通过试点改造，该企业实现了财务数据自动化率91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生了个位数增长，管理效能得到了大幅提升。这意味着企业在差旅记录归档等财务工作中，能够以更少的人力投入完成更多的任务，实现了资源的优化配置。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。原本用于存放大量纸质差旅记录的空间被释放出来，企业可以将这些资源用于更有价值的业务发展。
客户反馈：认可与信心，铸就合作基石
企业财务相关负责人对合思的解决方案给予了高度认可。他表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上。这不仅体现了对合思方案的充分信任，也展现了企业对未来财务数字化转型的坚定信心。在差旅记录归档方面，企业通过合思方案实现了高效管理，为企业的整体运营提供了有力支持。
未来合作展望：携手共进，深化数字化转型
该教育服务品牌自2017年建立财务共享中心起，就不断推进财务数字化转型。与合思合作建设电子档案系统取得的显著成效，为双方未来的合作奠定了坚实的基础。在差旅记录归档等方面，双方有望继续深化合作，进一步提升财务管理水平，实现更加高效、精准的数字化运营。
在当前的市场环境下，企业的数字化转型势在必行。某世界500强旗下教育服务品牌的成功案例为其他企业提供了宝贵的借鉴。差旅记录归档作为财务流程中的重要环节，通过合思的解决方案能够实现高效管理，提升企业的整体竞争力。
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