在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。以世界500强旗下的一家教育服务品牌为例，合思在助力其实现财务数字化转型的过程中，取得了显著成效，尤其在电子档案安全方面表现卓越。
该企业原本面临着大量会计档案管理的难题，年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的管理工作极为繁琐。合思助力其实现了会计档案的线上单套制管理，以电子会计档案为核心，构建起多向、网状管理结构。这一转变不仅简化了会计管理流程，还大大提高了工作效率，更保障了电子档案安全。同时，通过试点改造，企业实现财务数据自动化率91%以上。即便在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升，电子档案安全也得到了进一步保障。
困境迷局：企业面临的挑战
该客户作为一家大型企业，业务广泛且复杂，业务系统和财务系统众多。然而，这些系统相互独立，数据无法互通。结构化数据提取困难重重，电子发票的打印、查重和验伪工作不仅耗时费力，还造成了纸张的大量浪费。在电子档案安全方面，由于数据分散且缺乏有效整合，存在一定的安全隐患。
实物存档同样问题颇多。大量的实物档案占用了较多的物理空间，需要专人进行管理，成本居高不下。而且，档案损坏时有发生，这不仅增加了企业的管理成本，还使企业面临合规风险，电子档案安全也难以保障。不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时长，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿和报表的装订要求高，耗费了大量的人力和时间。此外，实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找。档案查阅缺少留痕，无法多人同时借阅，导致档案资产利用率极低，电子档案安全也难以得到有效监管。
破局良方：合思的解决方案
合思为该客户提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案，全面保障电子档案安全。该方案的档案数据来源广泛，涵盖了电子档案、自研OA、金蝶EAS、实物档案等多个方面。自动封装接口多达40种 +，能够广泛连接异构系统，实现0开发成本介入，确保档案应收尽收，从源头保障电子档案安全。
接口传输方式多样，包括影像支撑、外部设备扫描、人工上传等，为数据的安全传输提供了多种选择，保障电子档案安全。合思的方案具备强大的自动归档功能，包括智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等。通过这些功能，实现了对电子档案的全流程管理，确保电子档案安全无虞。会计类档案管理范围广泛，涵盖了内部的凭证、订单、会计账薄等，以及外部的纸质发票及影像、银行电子回单等，全面保障了各类电子档案的安全。
成效卓著：实施解决方案的成果
合思的解决方案加速了企业的数字化转型，完成了企业全面数字化的“最后一公里”。在电子档案安全方面，实现了档案多维度穿透查询，以电子借阅为主的方式简便高效，大大提高了档案的使用效率，同时保障了电子档案安全。该企业通过了财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，这不仅是对企业数字化转型成果的认可，也彰显了合思方案在保障电子档案安全方面的实力。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业可以将更多的资源投入到核心业务发展中，同时也减少了因实物档案管理不善带来的电子档案安全风险。企业财务相关负责人表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上。随着财务数据自动化率的提高，电子档案的准确性和安全性也将得到进一步提升。
客户盛赞：真实的反馈
企业财务相关负责人对合思的解决方案给予了高度肯定。他们认可合思方案在提高财务数据自动化率、节约成本、提升管理效能等方面的重要作用。尤其在电子档案安全方面，合思的方案为企业提供了全方位的保障，让企业能够放心地进行数字化转型。合思的方案不仅解决了企业当前面临的问题，还为企业的未来发展奠定了坚实的基础。
未来可期：合作与展望
企业预计到2024年财务数据自动化率将超97%。未来，企业有望与合思继续深入合作，进一步释放数据价值，加深业财融合。在电子档案安全方面，双方将共同探索更加先进的技术和管理模式，确保企业的电子档案始终处于安全可靠的状态。通过持续的合作，企业将能够更好地应对市场变化，提升自身的竞争力。
合思拥有强大的功能，如差旅申请、商旅线上订购、发票采集等，还具备定制化服务、持续更新升级等优势，能为企业提供全方位的财务收支管理解决方案。在电子档案安全方面，合思凭借其先进的技术和丰富的经验，为企业提供了可靠的保障。合思已经赢得了众多客户的信赖和好评，与多家知名企业和机构建立了合作关系。如果您的企业也希望开启财务数字化转型之旅，保障电子档案安全，不妨选择合思，现在就可以免费试用，体验合思为您带来的卓越价值。
