在当今竞争激烈的商业环境中，世界500强旗下的教育服务品牌也在不断探索财务数字化转型的新路径。该企业虽在教育领域成绩斐然，但在财务管理方面却面临着诸多挑战。其业务、财务系统众多且相互独立，数据无法互通，这使得财务管理工作犹如在迷雾中摸索。同时，实物存档不仅占用大量物理空间，增加了成本，还存在合规风险。而不断重复的纸质档案录入操作，不仅耗时费力，还容易出错，档案查阅更是困难重重。差旅支出合规性也在这样的混乱管理中难以得到有效保障。
业务迷局：财务管理困境凸显
该企业的业务涉及多个领域，与之对应的业务、财务系统也纷繁复杂。这些系统相互独立，数据难以共享，导致结构化数据提取困难。电子发票的打印、查重、验伪工作不仅耗费大量时间和精力，还造成了纸张的浪费。差旅支出合规性在这样的数据混乱中难以把控，企业无法及时准确地对差旅费用进行审核和管理。
实物存档方面，企业需要为档案管理投入大量的物理空间和专人管理成本。然而，即便如此，档案损坏的情况仍时有发生，这让企业面临着合规风险。差旅相关的票据和文件如果不能妥善保存和管理，也会影响差旅支出合规性。
不断重复的纸质档案录入操作，成为了财务人员的沉重负担。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求高，每一个环节都需要耗费大量的时间和精力，而且录入过程中容易出现错误。此外，实物凭证与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，这使得档案资产的利用率极低，差旅支出的相关档案查询困难，进一步影响了差旅支出合规性。
合思妙方：针对性全面解决方案
面对该企业的财务管理困境，合思提出了全生命周期的电子化会计档案管理方案。这一方案具有广泛连接异构系统的能力，无需开发成本即可介入，确保档案应收尽收。差旅相关的各种费用凭证和文件都能通过该方案进行有效的管理，从而保障差旅支出合规性。
方案的接口传输方式多样，包括影像支撑、外部设备扫描、人工上传等。无论是差旅发票、行程单还是其他相关文件，都可以通过这些方式轻松导入系统。自动归档功能涵盖了智能组单、四性检测等多个环节，对会计类档案进行全面管理。强大的规则引擎可以自定义搭建，能够实现亿级数据的秒级调阅，穿透联查无缝衔接，电子原文件独立管理，还能自主采集结构化字段信息。这使得差旅支出的每一笔费用都能清晰可查，确保差旅支出合规性。
落地征程：高效可行实施步骤
合思通过自动封装接口40种以上，成功连接了自研OA等系统，实现了数据的有效采集。差旅相关的数据也能及时准确地被采集到系统中，为差旅支出合规性管理提供了数据基础。
在接口传输方面，进行影像支撑、外部设备扫描、人工上传等操作，将数据导入系统。系统会进行智能组单、四性检测等自动归档流程，对档案进行有效管理。同时，建立了权限监控机制，保障档案的安全和合规性。差旅费用的审批和管理也在这一过程中得到了严格的把控，确保差旅支出合规性。
成果绽放：显著效益与数据见证
实施解决方案后，该企业取得了显著的成果。年均60万以上的会计凭证和36万以上的银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。差旅支出的管理也变得更加高效，差旅支出合规性得到了有效保障。
档案可以进行多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。通过试点改造，该企业实现财务数据自动化率91%以上，财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。差旅费用的审核和报销流程也更加自动化和规范化，差旅支出合规性得到了进一步加强。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。差旅相关的档案管理也更加便捷，减少了因档案管理不善而带来的合规风险，确保了差旅支出合规性。
客户盛赞：高度认可与美好展望
企业财务相关负责人表示，对合思的方案效果非常满意，并对未来充满信心。他们有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上，这充分说明了对合思方案的肯定和对未来的良好预期。在差旅支出管理方面，企业也看到了合思方案对差旅支出合规性的重要保障作用。
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